ماسح بطاقات العمل: من بطاقة ورقية إلى جهة اتصال في الـCRM

ماسح بطاقات العمل أداة تصوّر بطاقة مطبوعة، وتقرأ النص المكتوب عليها، وتحفظ النتيجة كجهة اتصال تستطيع الاتصال بها ومراسلتها ومتابعتها. نسخة سكان مي اسمها «التقاط جهات الاتصال بالذكاء الاصطناعي»، وهي تقوم بثلاثة أمور محدّدة: تقرأ البطاقات العربية والإنجليزية، وتسلّمك الحقول المستخرَجة لتصحّحها قبل حفظ أي شيء، وتكتب جهة الاتصال النهائية في مكانين معاً، تطبيق جهات الاتصال في هاتفك ونظام الـCRM في سكان مي.

المشكلة التي تحلّها ليست مشكلة براقة. البطاقات تتراكم. مندوب يعمل في جناح بمعرض فيعود بأربعين بطاقة. مدير مشتريات ينهي أسبوعاً من الزيارات الميدانية وجيب سترته ممتلئ. ولا تُدخَل البطاقات إلى الهاتف، لأن إدخال البطاقة الواحدة يستغرق نحو نصف دقيقة، ولا أحد لديه ربع ساعة فائض. فتبقى جهات الاتصال في الدرج، ولا تحدث أبداً تلك المعرفة التي كانت البطاقة يُفترض أن تبدأها.

ما الذي يجب أن يفعله ماسح البطاقات فعلاً

قراءة النص من صورة هي النصف السهل. أما الأجزاء التي تحدّد إن كان الماسح مفيداً فأقل وضوحاً.

عليه أن يفصل الشخص عن الشركة. البطاقة التي تحمل «الحديد للتوريدات» فوق «سامر الحديد» عليها اسمان، وتسجيل المنشأة ككائن بشري يجعل جهة الاتصال بلا فائدة. يبحث قارئ سكان مي عن دلالات المؤسسات باللغتين، الإنجليزية مثل Co وLLC وGroup وBank وInsurance، والعربية مثل شركة ومؤسسة ومجموعة ومصنع، وينقل تلك القيمة إلى حقل الشركة. والبطاقة التي لا تحمل اسم شخص أصلاً تترك حقل الاسم فارغاً بدل اختراع أحد.

وعليه أن يتيح لك التصحيح. المطبوعات تهزم القرّاء بطرق متوقّعة: شعار بخط زخرفي، واسم مطبوع بالرقائق المعدنية، ورقم هاتف مقسوم على خط زينة. وأي ماسح يحفظ دون أن يعرض عليك النتيجة إنما يثبّت تخميناً في قاعدة بياناتك إلى الأبد. يعرض سكان مي الحقول الثمانية كاملة في نموذج قابل للتعديل، ولا يحفظ شيئاً حتى تضغط زراً.

وعليه ألّا يكرّر الأشخاص. امسح البطاقة نفسها مرتين، أو امسح بطاقة شخص كان قد ملأ نموذج التواصل لديك العام الماضي، والنتيجة يجب أن تكون سجلاً واحداً. يحسم سكان مي الهوية بالبريد الإلكتروني أولاً، والهاتف مفتاح ثانوي، ويحدّث جهة الاتصال القائمة في مكانها.

وعليه أخيراً أن يعرف شكل رقم الهاتف في هذه المنطقة. الرقم المطبوع بالأرقام العربية الهندية (٠٧٩٠) رقم. والماسح الذي ينزع المحارف غير اللاتينية قبل التحليل يحوّله إلى نص فارغ ويُسقِط بصمت الوسيلة الوحيدة للوصول إلى ذلك الشخص.

كيف تعمل، خطوة بخطوة

افتح امسح بطاقة من الشريط الجانبي في لوحة سكان مي. الصفحة بطاقة واحدة، ورصيدك من نقاط الذكاء الاصطناعي في الزاوية.

١. صوّر البطاقة أو ارفع صورة. زر «التقاط صورة» يفتح الكاميرا الخلفية فوراً، وهو المسار السريع حين تكون البطاقة في يدك. وزر «رفع صورة» يفتح مستعرض الملفات للصور الموجودة في ألبومك. الصيغ المقبولة JPG وPNG وWebP، وبطاقة واحدة في كل صورة.

٢. انتظر ثوانٍ. تُستبدَل أداة الرفع بحالة قراءة. لا يوجد زر إرسال؛ اختيار الصورة هو ما يبدأ القراءة.

٣. راجع ثمانية حقول. الاسم والشركة والمسمى الوظيفي والهاتف والبريد والموقع وروابط التواصل الاجتماعي والعنوان تعود معبّأة وقابلة للتعديل. ويحمل كل من الهاتف والبريد وروابط التواصل قيماً متعدّدة، فالبطاقة المطبوع عليها جوّال وأرضي تعطيك الاثنين، والمعرّفات المطبوعة تُوسَّع إلى روابط ملفات كاملة. وتبقى القيم العربية بالعربية ويُعرَض العنوان من اليمين إلى اليسار.

٤. اختر إلى أين تذهب. احفظ في الهاتف، أو أضف إلى الـCRM، أو الاثنين، ثم امسح البطاقة التالية.

النسخة الكاملة خطوة بخطوة، مع صور لكل شاشة، في دليل الأكاديمية: امسح بطاقة ورقية إلى هاتفك وإلى الـCRM.

الجزء العربي الذي يخطئ فيه معظم الماسحات

حفظ جهة اتصال عربية في الهاتف أصعب من حفظ نظيرتها الإنجليزية، والعطل عادةً غير مرئي حتى تصل جهة الاتصال معطوبة.

صيغة ملف جهات الاتصال، vCard، تطوي الأسطر الطويلة عند ٧٥ بايت. بايت لا حرفاً. والحرف العربي بايتان، فالاسم الذي يبدو قصيراً يتجاوز الحدّ سريعاً، والطاوي الساذج يشطر الحرف نصفين وينتج جهة اتصال تالفة يرفضها أو يبترها مستوردو أندرويد المتشدّدون. يطوي سكان مي عند حدّ البايت دون قطع حرف أبداً.

وهناك فخّ في الإصدار أيضاً. يرفض iOS وiCloud صيغة vCard 4.0 عند الاستيراد، لذلك يُكتَب الملف بصيغة vCard 3.0 عمداً.

وتُحوَّل أرقام الهواتف المطبوعة بالأرقام العربية الهندية إلى أرقام غربية قبل أي شيء آخر، فيبقى الرقم الخليجي المكتوب ٠١٢٣ سليماً. وتُنزَع محارف التحكم بالاتجاه غير المرئية، تلك التي يمكنها عكس طريقة عرض الاسم وهي أساس صنف الحيل المعروف بـTrojan Source، من كل حقل.

وأخيراً يُسمّى الملف المنزَّل باسم الشخص. فالاسم العربي يُنزَّل باسم ملف عربي لا بصف من الشرطات، لأن الاستجابة تحمل اسماً لاتينياً احتياطياً وآخر مرمّزاً بـUTF-8.

لا شيء من هذا مرئي حين يعمل. وكله مرئي حين لا يعمل.

إلى أين تذهب جهة الاتصال

إلى هاتفك، في كل الخطط. ينشئ زر «احفظ في الهاتف» ملف .vcf قياسياً ويفتحه هاتفك بواجهة «إضافة جهة اتصال» الخاصة به. وتنتقل روابط التواصل الاجتماعي المقروءة من البطاقة إلى الملف أيضاً، فينتهي حساب إنستغرام أو لينكدإن في جهة الاتصال بجانب الموقع. وهذا يعمل في الخطة المجانية ما دام لديك رصيد ذكاء اصطناعي. وملاحظة واحدة لمستخدمي آيفون: يعرض سفاري ملف الـvCard في نافذة معاينة، وزر «تم» في الأعلى لا يحفظه. عليك التمرير للأسفل والضغط على «إنشاء جهة اتصال جديدة». ويعرض سكان مي هذا التنبيه على الشاشة تلقائياً عند اكتشافه آيفون، لأنه الخطوة التي يغفل عنها الناس.

وإلى الـCRM، في الخطط التي تتضمّنه. تحتاج جهة الاتصال إلى هاتف أو بريد على الأقل، وتصل بوسم «أول تواصل: مسح»، فلا تتنكّر البطاقات الممسوحة أبداً في هيئة زيارات موقع داخل تقارير المصادر. ويُكتَب في مسار النشاط سطر «بطاقة ممسوحة» يحمل الشركة والمسمى الوظيفي، مع حفظ مجموعة الحقول كاملة على ذلك السطر. ومن هناك تتصرّف جهة الاتصال كأي عميل محتمل آخر في نظام سكان مي للـCRM: أزرار واتساب والبريد والاتصال، ودرجة اهتمام تتراكم مع تفاعل الشخص، وصفقات ومهام، ولوحة رؤية الذكاء الاصطناعي التي تصوغ أول رسالة.

وفي الخطط التي لا تتضمّن الـCRM يظهر زر «أضف إلى الـCRM» مقفلاً. ويظل المسح والحفظ في الهاتف يعملان.

كم تكلّف

نقطة ذكاء اصطناعي واحدة لكل بطاقة، وتُخصَم النقطة فقط عند عودة القراءة بشيء صالح. فإذا عادت الصورة بلا اسم ولا هاتف ولا بريد، يُطلَب منك إعادة التصوير ويبقى رصيدك كما هو. وتأتي النقاط من خطتك أو من باقة إضافية، والحسابات ذات الرصيد غير المحدود لا تُحتسَب عليها. ويشرح دليل نقاط الذكاء الاصطناعي الرصيد بالتفصيل.

ماذا يحدث للصورة

تُحذَف صورة البطاقة فور استخراج النص منها، سواء نجحت القراءة أو فشلت. ولا يحتفظ سكان مي بأي مكتبة للبطاقات التي مسحتها، ولا تُرفَق أي صورة بسجل الـCRM.

هذا هو الخيار الافتراضي الصحيح لبطاقة سلّمك إياها أحدهم على سبيل الثقة. وله أثر عملي يستحق الانتباه: لا تستطيع العودة إلى الصورة الأصلية لاحقاً للتحقق من رقم. صحّح الحقول في شاشة المراجعة والبطاقة ما تزال في يدك.

ما لا تفعله بعد

التحديد الدقيق للحدود أنفع من قائمة مزايا.

• لا رفع جماعي. بطاقة واحدة في كل صورة، وصورة واحدة في كل مرة. وزر «امسح بطاقة أخرى» يعيدك إلى أداة الرفع دون مغادرة الصفحة، فتصبح الكومة إيقاعاً لا دفعة عمل.
• لا دمج لوجه البطاقة الخلفي. إذا كان الوجه العربي والوجه الإنجليزي مطبوعين على جهتين متقابلتين، فهما اليوم صورتان ومسحان.
• لا تواصل تلقائي. لا يُرسَل شيء إلى الشخص الذي مسحت بطاقته. وكل متابعة ترسلها أنت باختيارك.
• لا حفظ لصورة البطاقة، كما سبق، وهذا مقصود.

في سطور

ابدأ من الدرج

اختر الكومة التي تتجاهلها منذ مدة واعمل عليها مرة واحدة. صوّر، ألقِ نظرة، احفظ، التالي. ثلاثون بطاقة جلسة واحدة.

وإن لم يكن لديك حساب في سكان مي بعد، أنشئ حساباً مجاناً؛ فالماسح يحتاج نقاط ذكاء اصطناعي، وإضافة جهات الاتصال إلى الـCRM تحتاج خطة تتضمّنه، وهو ما توضّحه صفحة الأسعار. وإن أردت الاتجاه الآخر أيضاً، أي تحويل بطاقتك الورقية أنت إلى ملف رقمي حي، فتلك مهمة بانّي البطاقات بالذكاء الاصطناعي، أداة مختلفة لعمل مختلف.