إدارة طلبات المتجر

شاشة الطلبات هي المكان الوحيد الذي تصل إليه كل عملية بيع يستقبلها متجرك وتُحفَظ فيه. لحظة يملأ العميل سلّته ويُدخل بياناته ويضغط زر الطلب في متجرك العام، يُنشئ سكان مي سجلّ طلب يظهر هنا في أعلى قائمتك — الأحدث أولاً. هذه طاولة التنفيذ لديك: تقرأ من طلب ماذا، وترى أين تُوصِّله، وتنقل الطلب عبر مراحله، وتعلّمه مدفوعاً، وتطبع فاتورة، وتراسل المشتري — كل ذلك دون مغادرة الصفحة.

صُمِّمت لأي صاحب متجر يبيع عبر واجهة متجر سكان مي — خبّاز منزلي يستقبل طلبات الكيك، أو متجر مكمّلات يشحن لكل البلاد، أو مطعم يدير التوصيل والاستلام. لا تحتاج نظام نقاط بيع منفصلاً ولا جدولاً: تُلتقَط الطلبات تلقائياً، وتُعاد حسبة الإجماليّات على الخادم كي لا يستطيع عميل العبث بأي سعر، ويُصبح كل طلب أيضاً حدثاً في نظام إدارة العملاء يُدفئ المشتري بهدوء ليصير عميلاً محتملاً تتابعه. اعتبر هذه الشاشة معاً سككَ تذاكر المطبخ ودفترَ مبيعاتك في آنٍ واحد.

لفتحها، اذهب إلى متجرك من لوحتك واختر إدارة الطلبات في شريط التنقّل الأيسر داخل محرّر المتجر. كل إجراء تقوم به هنا مقيّد بمتاجرك أنت فقط — يحصر سكان مي عمليات البحث عن الطلبات وتغيير الحالات وتحديث الدفع في البطاقات التي تملكها، فحتى لو خمّن أحدهم رقم طلب آخر لن يستطيع أبداً رؤية طلب غريب أو تغييره. هذا تصميم أمان مقصود، لا شيء تضبطه بنفسك.

ما يعرضه / لماذا: الجدول هو طابورك بنظرة واحدة. يُحمَّل من الأحدث إلى الأقدم فيكون أحدث طلب دائماً في الأعلى، وكل عمود مصمَّم ليجيب عن سؤال تنفيذ واحد — من، وأين، وكيف، وكم، وفي أي حالة. قراءته من اليمين إلى اليسار تمنحك قصة الطلب كاملةً دون فتحه.

تاريخ الطلب هو وقت تقديم الطلب، معروضاً بمنطقتك الزمنية وصيغة تاريخك. معرّف الطلب هو رقم الطلب الفريد (يبدأ دائماً بـOD يليه أرقام، مثل OD8842137) وهو رابط قابل للنقر — يفتح ضغطه تفاصيل الطلب الكاملة. استخدم معرّف الطلب كمرجع تذكره للعميل («طلبك OD8842137 قد شُحِن»)؛ فهو لا يتغيّر طوال عمر الطلب.

عنوان التوصيل أغنى عمود: يرصّ اسم العميل بخطّ عريض، وعنوانه كرابط يفتح اتجاهات خرائط غوغل إليه مباشرة، وهاتفه كرابط tel: تنقره لتتّصل، وأي ملاحظة توصيل تركها أسفله. هذه الكتلة مصدرك الوحيد للتنفيذ — السائق والإرسال والاتصال السريع كلها تبدأ من هنا. وإن كان حقل فارغاً، فالعميل ببساطة لم يقدّمه (فطلب الاستلام مثلاً قد لا يحمل عنواناً).

طريقة التوصيل تُظهر كيف اختار العميل استلام الطلب، كشارة ملوّنة — عادةً طلب للتوصيل أو استلام من المتجر أو تناول في المكان، حسب الخيارات التي فعّلتها في متجرك. هذا مهمّ تشغيلياً: طلب للتوصيل فقط يحمل رسوم توصيل (وفقط حين تكون قد ضبطت رسماً وكان المجموع الفرعي دون عتبة التوصيل المجاني)، أما الاستلام والتناول في المكان فلا يضيفان أي رسم. وهي تخبر المطبخ أو المُغلِّف بالتجهيز للطريق أم للمنضدة.

حالة الطلب وحالة الدفع شارتان ملوّنتان مستقلّتان — فقد يكون الطلب *مُسلَّماً* لكن الدفع لا يزال *معلّقاً*، أو *مدفوعاً* قبل أن يُشحَن. الإجمالي يُظهر المبلغ النهائي المستحقّ على العميل مسبوقاً برمز عملة متجرك؛ وهو الإجمالي الكلّي المعتمَد المحسوب على الخادم (الأصناف + أي رسوم توصيل − أي خصم كوبون)، لا الرقم الذي أرسله المتصفّح أبداً. وعمود الإجراءات الأخير هو قائمة النقاط الثلاث التي تتصرّف منها على الطلب — وتُشرَح في الأقسام التالية.

ما يفعله / لماذا: قبل أن تنفّذ أو تراسل أحداً، افتح الطلب لترى بالضبط ما اشتُري. من قائمة النقاط الثلاث الإجراءات (أو بنقر معرّف الطلب)، اختر عرض لفتح لوحة تفاصيل الطلب. تُظهر قائمة الأصناف الكاملة — صورة كل منتج واسمه والخيارات المختارة (مقاس، لون، نكهة، إلخ) وسعر الوحدة والكمية — إضافةً إلى طريقة التوصيل واسم العميل وعنوانه المرتبط بالخريطة وهاتفه وإجمالي الطلب وكلتا الحالتين في بطاقة واحدة قابلة للتمرير.

خطوات مرقّمة: (1) انقر أيقونة النقاط الثلاث في نهاية صف الطلب. (2) انقر عرض. (3) مرّر اللوحة لقراءة الأصناف وتفاصيل التوصيل والإجماليّات. (4) استخدم زر الطباعة في ترويسة اللوحة إن أردت قسيمة تجهيز ورقية. (5) أغلق اللوحة بزر X عند الانتهاء. لا يتغيّر شيء بالعرض — إنها نافذة للقراءة فقط، آمنة لفتحها كما تشاء.

للحصول على مستند رسمي، اختر فاتورة من قائمة الإجراءات نفسها بدلاً من ذلك. يعيد عرض الفاتورة بناء الطلب كفاتورة قابلة للطباعة تحمل بادئة فاتورتك ورقمها — عدّاد منفصل متسلسل لا يُعاد استخدامه أبداً (بادئتك الافتراضية INV- ما لم تضبط بادئتك في إعدادات المتجر). وخلافاً لمعرّف الطلب، يتزايد رقم الفاتورة بنظافة لكل متجر، وهو ما يحتاجه محاسبك وسجلّاتك الضريبية.

من لوحة الفاتورة يمكنك طباعتها أو تنزيلها كملف PDF باستخدام أزرار الترويسة، ثم تسليمها للعميل أو حفظها. حالة طرفية: تعكس الفاتورة الطلب تماماً كما قُدِّم؛ وإن غيّرت لاحقاً حالة الطلب أو حالة الدفع، أعد فتح الفاتورة لطباعة النسخة المحدَّثة — فاللوحة تقرأ السجلّ الحيّ دائماً، لذا يكون أي PDF نزّلته حديثاً محدَّثاً دوماً.

ما يفعله / لماذا: حالة الطلب هي رحلته، وتنقلها للأمام يدوياً أثناء عملك — لا تقدّم تلقائي، لأنك وحدك تعرف متى يُغلَّف شيء فعلاً أو يخرج من الباب. نقل الحالة يُبقي طابورك صادقاً، ويرسل اختيارياً للعميل تحديث واتساب فوريّاً كي لا يبقى متسائلاً. افتح قائمة النقاط الثلاث على الصف واختر تحديث الحالة.

في النافذة، اختر حالة من القائمة المنسدلة. خيارات دورة الحياة هي: معلّق (وصل ولم يبدأ بعد — الحالة الافتراضية لطلب جديد)، وقيد المعالجة (تجهّزه أو تُغلّفه)، ومشحون (سُلِّم لشركة الشحن / في طريقه)، وخارج للتوصيل (المرحلة الأخيرة، مع السائق الآن)، ومُسلَّم (العميل استلمه — النهاية السعيدة)، وملغى (لن يُنفَّذ الطلب). تقدّم مع كل خطوة واقعية؛ ويتحدّث لون الشارة في جدولك مطابقاً كي يبقى طابورك قابلاً للمسح بلمحة.

خطوات مرقّمة: (1) الإجراءات ← تحديث الحالة. (2) اختر الحالة الجديدة (يجب اختيار واحدة — لن يُرسَل النموذج فارغاً، ويحذّرك إن نسيت). (3) أكّد. يُحدَّث الطلب فوراً وتظهر الشارة الجديدة في جدولك. يُحفَظ تغيير الحالة على ذلك الطلب وحده؛ ولا يمسّ طلبات العميل الأخرى ولا أي متجر آخر.

وهنا الجزء القوي: عند تحديثك الحالة، يُجهّز سكان مي رسالة واتساب جاهزة للإرسال إلى هاتف العميل، مكتوبة مسبقاً لتلك الحالة بالضبط — مثل «*طلبك OD8842137 تم شحنه.*» أو «*...تم تسليمه. بالهناء!*». إن كان للطلب رقم هاتف، يُفتَح تبويب واتساب بالرسالة مكتوبةً ورقم العميل معبّأً؛ فلا عليك إلا الضغط على إرسال. هذا يحوّل كل تغيير حالة إلى لحظة خدمة عملاء استباقية دون أي كتابة إضافية.

حالات طرفية تستحقّ المعرفة: إن لم يكن للطلب رقم هاتف (بعض طلبات الاستلام أو التناول في المكان)، تُتخطّى خطوة واتساب ببساطة وتُحفَظ الحالة عادياً. تستخدم الرسالة الجاهزة رقم العميل تماماً كما أدخله، لذا شجّع المشترين على تضمين رمز الدولة كي يُفتَح واتساب بموثوقية. وملغى حالة لا حذف — يبقى الطلب في سجلّاتك (وفاتورته) لدفاترك؛ لا شيء يُمحى.

ما يفعله / لماذا: تُتتبَّع حالة الدفع منفصلةً عن حالة الطلب لأن المال والحركة لا يتطابقان دائماً. معظم طلبات واجهة متجر سكان مي دفع نقدي عند التسليم / عند الاستلام افتراضياً، فتصل وهي تنتظر منك تأكيد الدفع حين تحصّله فعلاً. تسجّل ذلك هنا عبر الإجراءات ← تحديث حالة الدفع، مُبقياً دفترك صادقاً وعمود الإجمالي ذا معنى.

خيارات الدفع هي: مدفوع (استلمت المال — الأكثر استخداماً)، ومعلّق (لم يُحصَّل بعد — الحالة الابتدائية المعتادة)، وقيد المعالجة (تحويل أو بوّابة في منتصف الطريق)، وفاشل (محاولة دفع لم تنجح)، وملغى (لن يُؤخَذ أي دفع)، ومُسترَدّ (أعدت المبلغ كاملاً)، ومُسترَدّ جزئياً (أعدت جزءاً منه). اختيار الصحيح يُبقي تقاريرك دقيقة وقيمة الشراء في نظام إدارة العملاء صادقة.

خطوات مرقّمة: (1) الإجراءات ← تحديث حالة الدفع. (2) اختر الحالة (إلزامية — تحذّر إن تُركت فارغة). (3) أكّد؛ تتحدّث شارة الدفع الخضراء/الكهرمانية/الحمراء فوراً. تدفّق عملي لطلب نقدي نموذجي: اتركه معلّقاً أثناء النقل، ثم اقلبه إلى مدفوع لحظة يؤكّد السائق التحصيل — كثير من المالكين يفعلون تحديث الحالة وتحديث الدفع تباعاً في الدقيقة نفسها.

حالة طرفية: لا تطمس حالة الطلب وحالة الدفع إحداهما الأخرى أبداً — تحديث إحداهما يترك الأخرى دون مساس. فطلب مُسترَدّ لكنه مُسلَّم، أو مدفوع لكنه قيد المعالجة، كلاهما تركيبتان صالحتان تماماً يمكنك تمثيلهما. استخدم مُسترَدّ / مُسترَدّ جزئياً بصدق حتى بعد التسليم؛ فهذا يمنع إجماليّات مبيعاتك وقيم الشراء في نظام إدارة العملاء من تضخيم الإيراد الحقيقي.

ما يفعله / لماذا: كل طلب متجر ناجح يؤدّي مهمّتين — فهو عملية بيع وإشارة علاقة بالعميل. لحظة حفظ الطلب، يسجّل سكان مي بهدوء نشاط «وضع طلباً» في نظام إدارة العملاء لصاحب البطاقة، فيتوقّف من اشترى عن كونه زائراً مجهولاً ويصير جهة اتصال متتبَّعة تستطيع رعايتها. لا تفعل شيئاً لتفعيل ذلك؛ فهو مدمَج في الدفع نفسه.

يُطابَق الطلب بجهة اتصال في نظام إدارة العملاء باستخدام البيانات التي أدخلها المشتري — البريد أولاً عند وجوده (المفتاح الفريد الموثوق)، والهاتف بديلاً للهوية حين لا يوجد بريد. إن كان ذلك الشخص موجوداً مسبقاً في نظامك (حجز موعداً الشهر الماضي مثلاً)، يُرفَق الطلب بملفه القائم بدل إنشاء نسخة مكرّرة؛ وإن كان جديداً، تُنشأ جهة اتصال جديدة. وتُربَط زياراته المجهولة السابقة أيضاً، فترى الطلب في سياق رحلته الكاملة معك.

الطلب إجراء مرجَّح بقوّة في تقييم العملاء المحتملين — يساوي وضعُه 60 نقطة، وهي وحدها تدفع معظم المشترين فوق عتبة الساخن (درجة 50). وهذا مقصود: من دفع لك مالاً هو أدفأ عميل محتمل ممكن، ويرفعه سكان مي إلى أعلى قائمة متابعتك كي تتذكّر شكره أو البيع الإضافي أو طلب تقييم. ويُسجَّل إجمالي الطلب الكلّي كـقيمة النشاط بعملة متجرك، فيعكس نظامك الإيراد الحقيقي لكل جهة اتصال.

توضيحان يمنعان اللبس. أولاً، يسجّل الطلب نشاطاً وقيمة شراء على جهة الاتصال — ولا يفتح تلقائياً صفقة في خطّ عملك. تُنشأ صفقات خطّ العمل عمداً عبر نظام إدارة العملاء، بالتصميم، كي تبقى لوحتك انعكاساً للفرص التي تعمل عليها فعلاً، لا فيضاناً تلقائياً لكل طلب نقدي. ثانياً، خطوة نظام إدارة العملاء هذه بأفضل جهد ومعزولة: إن تعثّر أي شيء يوماً في جانب النظام، لا يمكنه أبداً أن يُفشِل الطلب أو يغيّره — تكتمل عملية البيع أولاً دائماً، ثم يُسجَّل حدث النظام.

اعمل على أعلى القائمة أولاً. لأن الطلبات تُرتَّب الأحدث أولاً، تكون أطزجها وأكثرها حساسية للوقت دائماً في الأعلى. اجعل عادةً تحويل الطلبات المعلّقة إلى قيد المعالجة بسرعة — فالعميل الذي يتلقّى رسالة واتساب «قيد المعالجة» خلال دقائق من طلبه يثق بك أكثر بكثير ممّن لا يسمع شيئاً لساعات.

أرسل تحديث واتساب في كل مرة. يكلّفك نقرة إضافية واحدة (الرسالة مكتوبة مسبقاً) وهو أكثر شيء مؤثّر تفعله لتكرار الأعمال. اضبط الحالة، دع تبويب واتساب يُفتَح، اضغط إرسال — كل رسالة «مشحون» و«خارج للتوصيل» و«مُسلَّم» خدمة عملاء استباقية مجانية تجعل متجراً صغيراً يبدو راقياً.

أبقِ حالة الدفع صادقة، خصوصاً المستردّات. يُغري ترك كل شيء «مدفوع»، لكن تسجيل مُسترَدّ ومُسترَدّ جزئياً بدقّة يُبقي تقارير مبيعاتك وقيم الشراء لكل جهة اتصال في نظامك صادقة. دفتر نظيف اليوم هو ما يجعلك تثق بأرقامك حين تخطّط للشهر القادم.

انقر العنوان لتتنقّل، والهاتف لتتّصل. كتلة عنوان التوصيل مهيّأة مسبقاً: يفتح العنوان اتجاهات خرائط غوغل، والهاتف رابط اتصال بنقرة. سلّم الهاتف لسائقك ليُحدّد المسار ويتّصل بالعميل دون نسخ أي شيء يدوياً — أخطاء كتابة أقلّ، وتسليمات فاشلة أقلّ.

ثق بالإجمالي — فهو محسوب على الخادم. المبلغ في عمود الإجمالي يُعاد حسابه على خوادم سكان مي من أسعار منتجاتك الحقيقية وفروق أسعار الخيارات ورسوم التوصيل وأي كوبون صالح، لا من متصفّح العميل أبداً. فتستطيع التنفيذ بناءً عليه بثقة: لا يمكن لعميل أن يكون قد عدّل سعراً في سلّته ليدفع أقلّ. وإن بدا إجمالي غريباً يوماً، افتح الطلب لرؤية التفصيل الصنفي.

أين تظهر طلبات متجري؟ في محرّر متجرك، افتح إدارة الطلبات من التنقّل الأيسر. كل طلب يُقدَّم على واجهة متجرك العامة يصل هناك تلقائياً، الأحدث أولاً، دون أي إعداد. لا تحتاج بريداً ولا تطبيقاً منفصلاً — الشاشة هي السجلّ الحيّ، ولا تُظهر أبداً سوى طلبات المتاجر التي تملكها.

ما الفرق بين حالة الطلب وحالة الدفع؟ حالة الطلب تتتبّع التنفيذ (معلّق ← قيد المعالجة ← مشحون ← خارج للتوصيل ← مُسلَّم، أو ملغى). حالة الدفع تتتبّع المال (مدفوع، معلّق، قيد المعالجة، فاشل، ملغى، مُسترَدّ، مُسترَدّ جزئياً). وهما مستقلّتان — تضبط كلاً على حدة، وتحديث إحداهما لا يغيّر الأخرى أبداً، فيمكن تمثيل أي تركيبة واقعية.

هل يُخطَر العميل عند تغييري الحالة؟ ليس تلقائياً من النظام، لكن سكان مي يجعلها نقرة واحدة. عند تحديثك حالة الطلب، تُفتَح رسالة واتساب مكتوبة مسبقاً لتلك الحالة (مثل «تم شحنه») ورقم العميل معبّأ — فلا عليك إلا الضغط على إرسال. وإن لم يكن للطلب رقم هاتف، تُتخطّى خطوة واتساب وتُحفَظ الحالة رغم ذلك.

هل يمكنني حذف طلب؟ لا يوجد حذف؛ الإلغاء هو كيف توقف تنفيذ طلب. اضبط حالة طلبه إلى ملغى (وحالة دفعه إلى ملغى أو مُسترَدّ إن لزم). يبقى السجلّ وفاتورته في تاريخك عمداً — فهذا يُبقي دفاترك وترقيم فواتيرك وتقاريرك كاملةً وقابلةً للتدقيق.

لماذا يختلف الإجمالي عمّا يظنّ العميل أنه دفعه؟ يُعاد حساب الإجمالي على الخادم من أسعار منتجاتك الحقيقية وفروق أسعار الخيارات ورسوم التوصيل التي ضبطتها وأي كوبون صالح — وليس الرقم الذي أرسله المتصفّح أبداً. هذا يحميك من العبث بالسلّة. وإن طبّق عميل كوبوناً منتهياً أو غير صالح، يُتجاهَل ببساطة ويثبت الإجمالي الصحيح؛ افتح الطلب لرؤية التفصيل سطراً بسطر.

هل يُنشئ وضع طلب جهة اتصال أم صفقة في نظام إدارة العملاء؟ يُنشئ (أو يحدّث) جهة اتصال ويسجّل نشاط شراء «وضع طلباً» بقيمة 60 نقطة — غالباً يكفي لتعليم المشتري ساخناً — مع حفظ إجمالي الطلب كقيمة شراء. ولا يُنشئ تلقائياً صفقة في خطّ العمل؛ فالصفقات تُفتَح عمداً عبر النظام كي تبقى لوحتك ذات معنى. ومطابقة جهة الاتصال بالبريد أولاً والهاتف بديلاً، ولا تُنشئ نسخاً مكرّرة لمن هو موجود مسبقاً في نظامك.

ماذا يعني رقم الفاتورة، وهل أستطيع تغيير بادئته؟ يحمل كل طلب رقم فاتورة من عدّاد نظيف متسلسل لا يُعاد استخدامه، منفصل عن معرّف الطلب OD… — وهذا هو رقم محاسبتك. بادئته الافتراضية INV- لكن يمكنك ضبط بادئتك في إعدادات متجرك، فتنطبق عندها على الفواتير الجديدة لاحقاً. اطبع أو نزّل أي فاتورة كملف PDF من إجراء الفاتورة على الطلب.